Si los invitados van a usar un vestido glamoroso entonces debes realizar un evento de moda memorable. Conoce su clasificación y tres fases que debes cumplir

Un evento es más que un suceso importante que ocurre en un tiempo específico para el entretenimiento. El secreto es que es una herramienta estratégica integrada a un plan de marketing y comunicación. Conoce la planificación estratégica para un evento de moda.

 

Este acto previsto, planificado y programado llegará a un público segmentado y logrará notoriedad y posicionamiento de una marca.

 

Y para ello se debe tener en cuenta otras acciones dentro de un plan de comunicación.

 

Un evento se realiza también para fines comerciales y de promoción.

 

Proponiendo objetivos cuantificables para un éxito infalible. 

 

El momento más esperado por el cliente

 

En el sector moda un acontecimiento de esta índole tiene un papel muy relevante gracias a su carácter aspiracional. 

 

Es el momento donde la marca tiene la oportunidad de hacer uso de muchos elementos para cautivar a sus clientes. 

 

Puede manifestar una forma de vida, una cultura, tradición, necesidades, status, deseo e incluso su storytelling, es decir su relato.  

 

Estos clasifican en una de las 4e’s del marketing con mejores resultados, la experiencia.

 

Por lo tanto, es de suma importancia que la experiencia en un evento sea lo más cautivadora posible, cuidando hasta los más minúsculos detalles. 

 

El cliente posiblemente solo vea una invitación y piense en usar un “little black dress”, el pequeño vestido negro.

 

Pero la marca de moda debe ver en esa invitación planificación, comunicación, experiencia, estrategias, marketing… y debe pensar en vender algo más valioso que un básico de armario. 

 

Recuerda que cuando decidas crear un evento estarás creando el prestigio de la marca. Todos los códigos son posibles, no hay limitantes, en esta nueva era las personas están a la expectativa de experimentar novedades.

 

Tipos de eventos, cómo clasificarlos 

 

Los eventos pueden poseer muchas características, todo dependerá del producto que se quiera promocionar. Pero aquí vamos a dividirlas de una manera sencilla para que puedas utilizar esta clasificación para tus futuros eventos. 

 

• 
  

  Eventos de moda para la prensa

 

Viaje de prensa: 

 

Consiste en un viaje previamente planificado para un grupo de periodistas, editores e influencers con el objetivo de conseguir repercusión y opinión mediática.

 

 

 

 

Open Days:

 

Son jornadas, como “showrooms”, a puerta abierta.

 

Las firmas presentan sus productos, colección o servicios a un grupo muy limitado de invitados de la prensa, estilistas, bloggers e influencers.

 

Este tipo de evento busca generar presencia en cine y televisión, post y recibir peticiones de cesiones de producto. 

 

 

Rueda de prensa:

 

En simples palabras una rueda de prensa es una reunión donde asisten los periodistas e invitados para escuchar declaraciones de importancia del diseñador, del creativo, o de la persona a cargo. 

 

 

 

 

• Para los clientes, y la opinión, Planificación estratégica para un evento de moda  

 

Desfiles:

 

son los eventos principales, porque son capaces de tener una gran receptividad para lograr los objetivos propuestos.

 

Los desfiles pueden promocionar una nueva colección, dar notoriedad a la marca, ayudan a construir la esencia del diseñador y los valores de la marca.

 

 

 

Eventos para bloggers e influencers:

 

El bloguero de moda o influencer asiste a la invitación que se le realizó compartiendo en las redes su vivencia en el evento.

 

Estos sirven como una gran estrategia de marketing publicitaria.

 

Ofrecer una experiencia única a cambio de publicidad es muy común en la moda.

 

 

Feria:

 

Para las marcas de moda, crean una buena oportunidad para hacer contacto con el público general, logrando a su vez incentivar las ventas de las nuevas colecciones, productos, promociones, entre otros. Se pueden definir como mega eventos.

 

Te invitamos a ver este video que muestra imágenes de una increíble feria a favor de la moda sostenible en Alemania:

 

 

 

 

Showrooms:

 

Se realizan en salas o espacios amplios como pequeños desfiles o presentaciones.

 

Son eventos privados para compradores o clientes exclusivos.

 

Estos muestran de forma íntima el producto, logrando que el cliente tenga un contacto directo con las prendas antes de la decisión de compra.

 

 

Street Events:

 

Este tipo de evento está muy en vogue en los últimos años debido a su frescura y al impacto que causa para el público.

 

Los eventos de moda en las calles más famosas o en ciudades más nombradas son llamativos para mostrar colecciones o productos y dan mucho de qué hablar.

 

 

 

 

Lanzamiento de un producto:

 

Este tipo de evento se refiere a la muestra del nuevo producto de la marca. Y se puede realizar como una exposición o como un punto de venta.

 

Ya que el objetivo común es el marketing de dicho producto mostrar este con el fin de vender desde la primera estancia es la mejor opción.

 

La estrategia para una venta segura es valerse de la experiencia que se le ofrezca al consumidor desde el lanzamiento de forma sorprendente y memorable.

 

•  Eventos educativos, Planificación estratégica para un evento de moda  

 

Existen otros tipos de eventos que podría realizar una empresa dedicada a la moda. Los eventos educativos también son muy bien vistos y hablan sobre la gran preparación que la marca tiene en el amplio sector.

 

Ofrecer a otros el beneficio de aprender es un plus que le brinda a la marca distinción y realce.

 

Pero, siempre se recomienda hacer estos programas cuando los resultados hablan por sí solos, así muchos interesados querrán saber el secreto del éxito.

 

Mencionaremos dos de los más comunes, y que podrían interesarte y serte útil.

 

Workshops:

 

Es un taller que se realiza con un grupo limitado de personas.

 

Donde los organizadores proponen actividades que realizarán los especialistas invitados en el área para comunicar conocimientos.

 

De esta manera, se logra que el participante se involucre con todo lo que allí sucederá.

 

De esta forma se adquieren nuevos conocimientos, destrezas e intercambio de opiniones.

 

A continuación de dejamos un vídeo de ejemplo: 

 

 

Master Class:

 

Son clases ejecutadas por un profesional especializado en una materia determinada.

 

Los temarios son amplios, son clases de un día y de duración de entre una y tres horas por día según lo planificado.

 

 

 

 

• Otros eventos modernos: Acciones BTL

 

Las acciones BTL son también conocidas como marketing de guerrilla. Estas acciones basan todo su éxito en la creatividad, la innovación constante y la generación de impacto.

 

La diferencia de los eventos no tradicionales es que no es posible configurar una lista de invitados, es decir que este punto no puede ser controlado. Todo dependerá del trabajo de los organizadores y el factor sorpresa.

 

Sin embargo, es necesario tomar en cuenta los pasos característicos para una planificación estratégica obviando la planificación minuciosa del target.

 

El objetivo es causar impacto y feedback inmediato gracias a la notoriedad y sorpresas asociadas a la marca de moda.

 

Planificación estratégica para un evento de moda, Tipos de acciones BTL

 

Ambient marketing:

 

Esta estrategia consiste en hacer notorios elementos cotidianos del entorno para transmitir el mensaje y la esencia de la marca.

 

Se trata de recurrir al mismo escenario que la publicidad exterior.

 

Pero, sin utilizar los elementos tradicionales que no son nada innovadores, como vallas.

 

 

Flashmobs:

 

Son acciones rápidas y sin previo aviso que logren sorprender a un público que concurra a algún lugar.

 

Puede ser un baile, un espectáculo, un canto.

 

Este se presenta en el lugar organizado, hace que la gente se impacte y comunique lo que está sucediendo.

 

Luego termina y la multitud se dispersa. Es una estrategia rápida y puntual, pero con altas posibilidades de viralizarse.

 

Pop-up stores:

 

Son tiendas efímeras que cumplen un tiempo determinado en el lugar específico.

 

Son espacios convertidos en puntos de ventas diseñados para la ocasión.

 

Su objetivo es comercializar el producto ofreciendo potenciables experiencias de compras exclusivas.

 

¡Lee con atención!

 

Todos los eventos deben contar con un excelente plan de comunicación para lograr la visibilidad y la difusión deseada.

 

Para que sea notorio se deben incluir los medios de comunicación, la web, lasredes sociales, blogs, entre otras estrategias para potenciar el impacto sobre la marca.

 

Pero aquí no termina este post.

 

Planificar un evento es una producción de mucho esfuerzo, meses de reuniones y toma de decisiones importantes. 

 

Por ello, te mostraremos en pasos simples, pero efectivos, cómo organizar tu evento de moda.  

 

Planificación estratégica para un evento de moda 

 

Antes de tomar las riendas para planificar un evento hay que capacitarnos. Hagámoslo rápidamente, toma nota de las cuatro aptitudes que debe tener un planificador. 

 

¡Importante! Debes desglosar todas las actividades a realizar en cada una de las facetas (pre-evento, evento, post evento). Esta es la clave mágica para cubrir todos los detalles y no se escape nada. 

 

Conviértete en un excelente anotador. No evites especificar datos importantes en las anotaciones. Absolutamente todo debe estar plasmado en tu programa de planificación. 

 

Solución de problemas y rapidez. Es necesario tener la habilidad de resolver inconvenientes que se presentarán en el camino.

 

Cuando los eventos son muy grandes las probabilidades de que surjan algunos percances es muy alta. 

 

Mediador. Debes aprender a mediar con tu equipo de trabajo, no puedes hacer todo solo.

 

Tienes que definir actividades, supervisarlas y lograr guiar, motivar, y ayudar a tu equipo para que todo sea cumplido. 

 

Fases para una planificación adecuada

 

La planificación de un evento, sin importar el sector, se divide en tres partes o fases.

 

Pre-evento, Planificación estratégica para un evento de moda  

 

El pre-evento es la fase principal. Es en esta fase es donde activaremos las ideas creativas para saber cómo lograr un contacto directo con los consumidores, cómo se mostrará el ADN de la marca, cómo establecer los canales de comunicación, entre otros puntos. 

 

Haremos una lista de puntos que debes definir en el pre-evento  

 

• Brief o planilla de indagación: esta se llena directamente con el cliente o el departamento encargado de la realización del evento. En este punto se charlará sobre el producto, la marca, los antecedentes en eventos anteriores, opiniones, intercambio de ideas, estrategias de marketing realizadas, líneas comunicativas, etc.

 

Es la introspección a la marca de moda para definir detalles que irán a continuación. 

 

• Tipo de evento: selecciona el tipo de evento, de la larga lista que ya te mencionamos anteriormente. Recuerda escoger el más acorde a tus posibilidades y necesidades.
•  Presupuesto: el presupuesto es la parte más importante de la planificación. Como mencionamos, este debe ajustarse a tu tipo de evento seleccionados.
• Objetivos: Define claramente uno por uno los objetivos cuantificables que deseas lograr, propósito por el cual estás realizando un evento de moda para tu marca.
• Concepto: establece el concepto de tu evento de que tratará, qué quieres transmitir y expresar, cómo deseas que sea visto por el público, todo debe ir acorde a la esencia de la marca.
• Actividades: define todas las actividades que desees hacer en el evento para tus invitados. Puede ser un brindis, unas palabras del diseñador, un espectáculo, una cena, entre otros. Señala todas sin dejar ninguna por sobreentendida.
• Ideas: establece todas las ideas creativas y novedosas. Todos los eventos están llenos de ideas sorprendentes no te límites. Piensa en ideas para todo, desde cómo entrarán tus invitados, hasta cómo se irán.
• Target: es sumamente necesario definir tu target. A quienes deseas que el evento llegue.
• Estrategias de comunicación: las estrategias de comunicación la vamos a ver en un enunciado más abajo, así que no puedes parar de leer este post.

 

Pero debo mencionarte que estas son de suma importancia para hacer que tu evento sea notorio y no se pierda el trabajo realizado por quedarse sin difusión y notoriedad.

 

• Fecha y Hora: estos dos aspectos, aunque parezcan poco importantes, hay que definirlos con cuidado. La hora y fecha del evento no pueden coincidir con otros. Tampoco es recomendable que coincida con fechas nacionales.
• Lugar: el lugar debe ir acorde al tipo de evento, al número de invitados y la esencia de la marca. Incluso debe ir correctamente acorde al producto o colección que se lanzará.  Cuando elijas un lugar debes pensar por donde entrarán y saldrán los invitados y tomar en cuenta las actividades que desees realizar. 
• Traslado: debes pensar como tus invitados llegarán al lugar destinado al evento. Toma en cuenta la distancia, si existen complicaciones a llegar, cuánto podría tardar en llegar, si hay tráfico, entre otros detalles.
• Duración: define la duración, horas o días, todo dependerá de tus ideas creativas.
• Invitados: anota a los clientes, influencers, bloggers y medios que irán al evento. Define las invitaciones para cada uno y ten presente que debes tener su asistencia confirmada.
• Montaje: diseña el montaje del evento. Cómo lucirá el lugar, luces, equipo necesario como micrófonos y cornetas, decoración, mesas, sillas, lugares para actividades especiales y más.
• Cronograma o Timing: aquí vas a definir absolutamente todas las actividades. Es recomendable tener 3 cronogramas. Uno te definirá el montaje del evento. El segundo te indicará las actividades del propio día del evento con todos los detalles necesarios. Y un tercero y último te indicará el desmontaje del evento.

 

Es necesario que cada miembro del equipo cuente con esta herramienta para que no haya malentendidos, ni fallos.  

 

Se recomienda analizar muy bien los tiempos para un exitoso resultado, estos no pueden quedar muy ajustados o prolongados.

 

• Servicios necesarios: luego de definir todo lo anterior, es momento de anotar y contactar con proveedores que te facilitarán los instrumentos pertinentes.

 

Recuerda, todas las acciones del pre-evento variarán según las actividades que se decidan realizar, pero las mencionadas son primordiales.

 

Planificación estratégica para un evento de moda. Evento. ¡El gran día!

 

El día más esperado ha llegado, el día del evento.

 

Este se transforma en la jornada más tensa de la planificación ya que no hay tiempo para errores.

 

Estratégicamente en la planificación es recomendable:

 

Uno o dos días antes al gran día, chequeen el timing, las funciones de todos y aclaren dudas, atribuciones y límites.

 

 

Es importante que no falten las notas y el cronograma de actividades, ni a ti, ni a ningún miembro del equipo.

 

Si el espacio es muy amplio se recomienda tener una herramienta de comunicación entre los miembros, como pueden ser radios o boquitoquis.

 

 Otra recomendación es llevar un pequeño delantal de asistencia que contenga herramientas básicas que puedan ser de utilidad en momentos de apuro, como aguja e hilo, pega, cinta plástica, alfileres, lapicero, libreta, entre otros.

 

 

 

Post evento, última faceta de la planificación.

 

Una vez finalizado el evento por completo, si creíste que ya había culminado todo, pues no.

 

Aún queda el paso final y el que nos arrojará datos de éxito o por el contrario fracaso. 

 

El post evento es el análisis y la finalización del evento.

 

Normalmente se tienen departamentos con asignaciones actividades diferentes que realizar para culminar este paso. 

 

 

El departamento comercial.

 

Es el encargado de entregar el análisis de resultados sobre opiniones, feedback obtenido, propuestas, objetivos logrados y no logrados, estrategias eficaces, entre otros. 

 

 Así se declarará el éxito del evento o el fracaso.

 

Los análisis deben estar realizados con exactitud, marcando los logros y desaciertos para tener un dossier de antecedentes que permita mejorar errores a futuro. 

 

 

El departamento de producción.

 

Indicará y entregará en forma de análisis el funcionamiento como equipo.

 

Indicará si los miembros trabajaron en sus actividades, si lo hicieron de manera positiva.

 

Si hubo algún tipo de dificultad para trabajar y todo lo referente. 

 

 

 

El departamento administrativo.

 

Debe estar sumamente atento a los gastos, facturas o contratos aún por pagar.

 

Y también son los que llevarán y entregarán el análisis de las ganancias del evento. 

 

Terminado los informes con todos los estudios realizados y compartidos a la empresa.

 

Damos finalmente y por concluido el evento en su totalidad. 

 

Planificación estratégica para un evento de moda, Herramientas de comunicación en la moda

 

Cómo hemos mencionado en este post, las líneas de comunicación son muy importantes y no se deben dejar a un lado. 

 

Sin comunicación un evento pasaría desapercibido, y todo el esfuerzo aplicado en él, sería desperdiciado. 

 

Existen una variedad de actividades que despertarán el interés de los medios por la marca y lograr su aceptación. Estas herramientas son las que sirven para dar a conocer la marca e influir en las opiniones externas. 

 

Te damos una lista de herramientas de comunicación y cómo aplicarlas, para que la planificación estratégica de tu evento cumpla con este paso. 

 

Herramientas de comunicación importantes 

 

Nota de prensa:

 

Este documento corto y preciso con una redacción llamativa será entregada a los medios para llamar la atención de estos. 

 

Debe componerse de: un encabezado, un titular, un subtítulo, una entradilla, cuerpo, cierre, contacto, e imágenes.

 

Se deben conocer los medios a la cual va ser enviada.

 

Se recomienda enviarse de manera personalizada, si se envían al correo en general no será visible y puede perderse entre correos. 

 

Dossier de prensa:

 

Consiste en una  carpeta de prensa con información detallada y ampliada sobre el evento y lo que se mostrará en él.

 

Es habitual entregar el dossier el propio día del evento.

 

Muchas marcas acuden a la creatividad para hacer un formato novedoso e innovador de dossier y entregarlo a la prensa. 

 

También puede ser llamado kit de prensa o press kit.

 

Lo habitual y casi obligatorio es que contenga un CD con fotografías en alta resolución y óptimas para los medios. 

 

Planificación estratégica para un evento de moda. Se le puede adjuntar un detalle por parte de la marca que haga referencia a la colección que presenta.

 

Debe contener: portada, índice, datos e información, presentación de la empresa, datos que queramos contar que le sirvan al periodista, fotografías y contactos. 

 

Convocatoria de prensa:

 

Es la invitación que enviamos a los medios de comunicación cuando tenemos interés porque estos asistan a nuestros eventos y los cubran.

 

Para que los medios asistan deben enviarse con suficiente tiempo de antelación y unos días previos al evento un recordatorio.

 

 Una convocatoria de prensa debe enviarse primero a los influencers, personas de tu importancia, compradores, entre otros. Posteriormente, luego de obtener sus confirmaciones, estas serán enviadas a la prensa y medios.

 

Esta debe indicar: motivo del evento, fecha y hora, lugar donde se celebrará, listado de asistentes especiales, y los datos de contacto.

 

Entrevistas:

 

Esta estrategia de comunicación es muy solicitada por los periodistas.

 

Son muy útiles cuando se tiene alguna novedad que contar o algún hecho de importancia.

 

Es importante causar alguna curiosidad a los medios para que sientan interés por conocer más directamente del diseñador o la persona a cargo de la marca o colección.

 

 

 

Herramientas digitales:

 

Todos los eventos deben tener excelentes canales de comunicación digital.

 

La promoción de un evento que no aproveche los canales digitales estará desaprovechando una oportunidad magnífica.

 

A través de las redes sociales podemos conseguir objetivos significativos como aumento de posicionamiento, seguidores, participación e impacto del evento, También ayudan a crear un branding fuerte y notorio.

 

 

Entre los objetivos cuantificativos que puedes tomar en cuenta, tenemos:

 

• Autoridad: definir un mínimo de menciones deseadas de la marca en diversos perfiles y canales. Esto se puede sacar mediante hashtag y menciones.

 

• Influencia: establecer un mínimo de crecimiento en seguidores en los distintos canales digitales.

 

• Participación: definir un mínimo de interacciones de seguidores o perfiles con perfiles de la marca.

 

• Tráfico: establecer el mínimo de visitas generadas a través de todos los canales en redes sociales

 APP más utilizadas para trabajos en equipos

 

Por supuesto no podemos dejar atrás la tecnología, existen herramientas, como las app móviles te permitirán organizar, dirigir y distribuir tareas entre tu equipo de trabajo.

 

 Aquí te dejamos una lista de las más interesantes. 

 

• Asana 

 

Esta app es perfecta para planificar tus tareas e incluso para compartir las tareas con tu equipo de trabajo.

 

Es una herramienta de organización perfecta y fácil de utilizar que te ayudará a recordar todos los pendientes. 

 

Chequea el siguiente video para que aprendas su utilización.

 

 

 

 

 

 

•  Microsoft Teams, Planificación estratégica para un evento de moda

 

Esta app podrás descargarla en tu teléfono y diseñar planes de programación con tu equipo.

 

Guía de reuniones, mapas, entre muchas.

 

Es una excelente opción para el teletrabajo.

 

 Te dejamos un link para que puedas aprendes a hacer uso de esta app.

 

 

 

 

• Bitrix24  

 

Una app que te ofrece más de 35 herramientas.

 

Para gestionar proyectos de manera organizada.

 

Este instrumento es el más completo de la web.

 

Te ayudará a mantener una comunicación interna y externa óptima con tus empleados y clientes.

 

No dejarás ningún detalle por fuera.

 

Como queremos que cuentes con los conocimientos necesarios para el futuro de tu evento te dejamos a la mano el link de un tutorial de britix24.

 

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