¿Qué es la gestión de proyectos de marketing? Una guía útil

¿Qué es la gestión de proyectos de marketing? Una guía útil. La gestión de proyectos es uno de los cargos laborales más buscados desde hace algunos años.

 

Un gestor de proyectos es aquella persona se especializa en lograr que los trabajos se lleven a cabo dentro de un tiempo y con un presupuesto específico.

 

Los gestores de proyectos pueden encontrarse en cualquier compañía, desde las especializadas en construcción como en agencias de marketing. 

 

En el siguiente blog te ofreceremos una guía básica para entender la gestión de proyectos en marketing, su importancia y todos los aspectos necesarios para entender este cargo tan popularizado.

 

¿Qué es la gestión de proyectos de marketing?

 

Primero tenemos que comenzar explicando qué es la gestión de proyectos. Se le dice gestión de proyectos de marketing a la forma de trabajo que te proporciona un marco para la entrega de proyectos de esta industria.

 

Una persona encargada de esto es aquella que vela por los equipos de trabajo para que estos logren completar sus tareas en el tiempo estipulado y bajo el presupuesto pensado.

 

La gestión de proyectos en el marketing puede verse en algunos trabajos como campañas de publicidad, lanzamiento de nuevos productos, promoción de marcas, auditorías de SEO y análisis de competencia.

 

Algunas de las actividades en las que se puede evidenciar la gestión de proyectos son:

 

• Pago por clic (PPC).
• Correo de propaganda.
• Marketing de búsqueda (SEO).
• Optimización de la tasa de conversión (CRO).
• Marketing de contenidos.
• Lanzamiento de productos.

Importancia de la gestión de proyectos

 

Como mencionamos previamente, esta es una posición en el mundo laboral de gran importancia y responsabilidad. Hoy en día, más y más empresas sienten la obligación de tener una persona que se encargue de estos trabajos con el objetivo de simplificar las tareas y delegar en otro más capacitado. 

 

Aunque el mundo ha visto un gran recorte de profesionales en las empresas desde la llegada del confinamiento, para muchos este puesto no puede ser recortado de los diferentes negocios. La importancia de tener un gestor de proyectos en tu equipo de marketing es que obtendrás algunos de estos beneficios: 

 

• Ingresos consistentes: el marketing produce ingresos que ayudan a financiar el resto del negocio. Como para todo negocio, los ingresos son el combustible real que permite que las marcas sigan funcionando.
• Reputación mejorada: esto es más sencillo de lo que parece. Si tu negocio tiene una buena reputación porque se cumplieron los trabajos en las horas estipuladas y sin sobrepasar los presupuestos, más clientes hablarán mejor de ti. Un gestor de proyectos se asegurará de mantener todo en orden con los clientes.
• Mejor conocimiento del producto: con la ayuda de un equipo especializado en cada uno de los ámbitos necesarios para lograr el éxito de una marca y productos, es mucho más factible que se investigue y analise el producto mejor. Esto no solo influenciara el éxito de la marca, también asegurará que un producto sea más vendido que el de la competencia.
• Mensajes de ventas más específicos: con la ayuda de todo un equipo organizado y que tiene un guía que le permite planificar bien las tareas de trabajo, es más probable alcanzar un mayor conocimiento de marca y audiencia para crear mensajes mucho más personalizados.

 

¿Cuáles son los objetivos de la gestión de marketing?

 

Existen diversos objetivos que tienen las compañías a la hora de contratar a una persona que se encargue de la gestión de proyectos. Cada negocio o agencia tiene sus propios objetivos internos. Sin embargo, algunos de los objetivos generales que muchas compañías tienen son:

 

Aumentar la cuota de mercado

 

Cuando hablamos de la cuota de mercado nos referimos a una medida de referencia sobre cuanto ha podido lograr tu negocio en cuanto a ventas y retorno de inversión, conocido como ROI.

 

La cifra de la cuota de mercado se utiliza en muchos casos como un indicador de éxito entre tu competencia.

 

Algunos de los elementos que encierra lo que sería una cuota de mercado son las ganancias. Sin embargo, no son los únicos factores que se utilizan para entender si un negocio es exitoso o no. El aumento de esta cifra es una meta para cada una de las empresas en el mundo porque tiende a hablar sobre tu marca y lo que está haciendo. Una buena cuota de mercado puede significar que:

 

• Has alcanzado y ganado con éxito una gran parte de tus clientes potenciales.
• Los clientes existentes vuelven a comprar productos suficientes para que los clientes nuevos creen un crecimiento neto positivo de clientes.
• Tu marca o producto tiene una reputación positiva y creciente dentro de la industria.
• Todos estos pueden ser signos de crecimiento de ingresos y otros objetivos importantes para el negocio en general.

Aumentar la satisfacción del cliente

 

Otro punto de suma importancia y que también se relaciona con el aumento de la cuota de mercado es que muchas compañías buscan tener una persona que se encargue de la gestión de proyectos con el fin de aumentar la satisfacción del cliente. Tener clientes satisfechos es crucial para cualquier negocio.

 

En la industria del marketing esto es muy importante puesto que un cliente satisfecho significa alguien que va a volver a requerir tus servicios. Tener un cliente satisfecho significa:

 

• Clientes recurrentes que aumentan el valor del tiempo de vida y los ingresos generales.
• Los que te elogian frente a sus amigos, disminuyendo el costo de adquisición de clientes nuevos.
• Aquellos que son de confianza que pueden estar convencidos de futuras compras con mayor facilidad.

 

Las 5 fases esenciales de la gestión de proyectos

 

Hay ciertas fases o pasos que son fundamentales para lograr una buena gestión de proyectos. Sin importar si tu industria es de marketing o de cualquier otro sector, estos son los cinco pasos o facetas básicas que cualquier gestor de proyectos debe seguir.

 

1. Análisis de la viabilidad del proyecto

 

Como todo, uno de los primeros pasos que tenemos que realizar es un análisis de la marca, el proyecto, los productos o las tareas que iremos a ejecutar. También tendremos que analizar los tiempos, el presupuesto, el capital humano y cada uno de los costes que será necesarios para alcanzar el objetivo.

 

Es importante que también tengamos un plan sobre cada una de las herramientas que utilizaremos para realizar el seguimiento del proyecto, el balance que ha tenido y si realmente es factible cumplir las tareas dentro de los plazos estipulados. Agrega dentro de tu presupuesto como gestor de proyecto una herramienta, siempre y cuando esta sea paga, para impulsar los trabajos y ofrecer un buen resultado para tus clientes.

 

Una etapa o fase como esta es de suma importante puesto que ella sentará las bases de los trabajos y cada uno de los pasos que se realizarán para llevar a cabo el proyecto. Aquí determinaremos la viabilidad del objetivo, si realmente es un trabajo riesgoso para la compañía, si el proyecto nos hará perder tiempo y dinero o, por el contrario, será un gran éxito para la compañía.

 

2. Planificación del proyecto

 

Si el proyecto es realmente viable luego de hacer cada uno de los análisis, podemos comenzar a hacer una planificación del proyecto.

 

Aquí es donde se iniciaría a definir todas las tareas que se realizarán a lo largo de cada faceta del proyecto, los equipos y profesionales necesario para llevarlo a cabo, cuáles son las fechas de entrega y cuando cada equipo tendrá que tener sus tareas listas.

 

Es muy importante que dentro de la planificación del proyecto hagas una descripción muy detallada de cada uno de los recursos financieros que intervendrán en el proyecto.

 

De esta forma, podrás explicar de forma clara a tu cliente y a aquellos que también formarán parte del proyecto cómo lo hará y cuál será el rol de cada quien.

 

3. Ejecución del proyecto

 

Aquí es donde comienza la parte divertida de proceso. De aquí en adelante comenzamos a llevar a cabo cada uno de los trabajos de planificación. Además, le damos un seguimiento a las tareas a la vez que se van realizando y, finalmente, realizamos un registro de obstáculos encontrados en el camino. Esto nos ayudará a conocer cada una de las dificultades a lo largo del proyecto, cómo se superaron y cuáles fueron los objetivos alcanzados. 

 

Mientras estamos concretando cada una de las tareas que tengamos para lograr nuestros objetivos, es necesario que tengamos el entorno y las herramientas necesarias para concretar nuestras metas.

 

Que tengamos un equipo que esté dispuesto a trabajar con cada una de las dificultades que se presenten en el camino y que sean flexibles en cuanto a las soluciones para sobrellevarlas.

 

4. Rendimiento y control del proyecto

 

Al trabajar en cada uno de los poros de la ejecución es importante que,como mencionamos, llevemos un registro del rendimiento del proyecto.

 

Esto se hace con el fin de tener un mayor control sobre cómo se va desarrollando el trabajo.

 

Este es el paso donde revisamos las herramientas donde realizamos los seguimientos de las tareas para comprobar si estas cumplen con los objetivos planificados, si hay que hacer alguna modificación o si se necesita más tiempo para culminarla.

 

Con la ayuda de los datos recolectados a lo largo del proceso podremos saber cómo ha sido la gestión, como se han dado las actividades y cómo ha sido la evolución del proyecto en cada uno de sus pasos hasta el momento.

 

5. Cierre del proyecto

 

El título lo explica muy bien. El cierre del proyecto no es nada más que la culminación de las tareas, el final del proyectos y, con suerte, se puede presentar con éxito los resultados de nuestro objetivo alcanzado. 

 

Es importante que tengas un ojo crítico para poder realizar un análisis de resultados que realmente sea objetivo y sencillo de entender.

 

Cada uno de los resultados deberás presentarlo a los clientes y le mostramos cuáles fueron algunas de las decisiones menos favorables, cuales fueron los recursos y sobre cuales invirtieron más, si las expectativas fueron realistas o si fue demasiado para abarcar.

 

No olvides realizar una copia de seguridad con los trabajos y los resultados de cada uno de tus proyectos, esto te permitirá utilizarlos como referencia para clientes futuros o para referencia personal en caso de ser necesario.

 

Tipos de gestores de proyectos que existen

 

Cada gestor de proyectos es diferente y cada uno tiene una personalidad única que logra destacarse frente a los demás. De la misma forma que somos las personas, los gestores varían, tanto por el lugar de trabajo como por la industria en la que se encuentre. A continuación te llevaremos por un recorrido corto de los tipos de gestores de proyectos que puedes encontrarte en el camino y que te dará una idea de cual es el indicado para tu proyecto de marketing.

 

Profeta, ¿Qué es la gestión de proyectos de marketing?

 

Este tipo de gestor es el que busca las oportunidades en los sectores más intrincados, fuera de los límites existentes y que realmente busca alcanzar el éxito en lugar recónditos.

 

Dentro de los equipos de trabajo tiende a ser la persona en la que todos confían aunque no tenga las bases estadísticas ni la forma de comprobar que realmente el precio será un éxito.

 

Es todo un encantador y carismático porque, aunque sus estrategias sean riesgosas, sabe cautivar a los demás y ayudarlos a descubrir los errores en el proceso. Un gestor de proyectos de tipo “profeta” sabe realmente trascender en sus labores.

 

Jugador, ¿Qué es la gestión de proyectos de marketing?

 

Un jugador, contrario al profeta, sabe seguir las reglas.

 

Este no apuesta mucho fuera de los límites estratégicos establecidos ya que prefiere estar seguro de que va a ganar y que no tendrá muchas dificultades en el camino.

 

En un equipo de trabajo, este gestor se caracteriza por impulsar a sus compañeros a crear un mapa simple pero efectivo para lograr las metas y los objetivo trazados.

 

 

Experto, ¿Qué es la gestión de proyectos de marketing?

 

El conocedor y el que tiene más experiencia.

 

El experto se sale de los límites estratégicos siempre y cuando tenga la certeza de que estas estrategias van a tener resultados exitosos.

 

No busca perder nada en el camino y quiere estar seguro de los pasos a dar.

 

En los equipos es indispensable que este sea escuchado y tomado en cuenta como el que tiene más conocimientos.

 

Sin embargo, puede que este tenga dificultades para convencer a su equipo de seguir sus directrices si este realmente cree que no tienen importancia la opinión de los otros.

 

Ejecutor, ¿Qué es la gestión de proyectos de marketing?

 

Este es uno de los más sencillo, el ejecutor no busca ser innovador solo quiere cumplir con el objetivo.

 

No se saldrá de los parámetros y los límites estratégicos para arriesgarse a que el proyecto se vea mal logrado.

 

Sigue las reglas y no busca innovar.

 

 

 

Las funciones del director de proyecto

 

La persona encargada de dirigir o guiar a un equipo de trabajo para lograr las metas debe estar muy clara en cada uno de sus roles. No todos tendrán roles similares ni tareas iguales. Sin embargo, aquí te presentamos un listado con alguna de las funciones indispensables que todo gestor de proyectos debe cumplir:

 

• Definir la estrategia antes de arrancar el proyecto: planificación, tareas y presupuesto.
• Conseguir la aprobación del presupuesto o los inversores y patrocinadores necesarios.
• Definir los indicadores y objetivos.
• Definir las prioridades.
• Gestionar los equipos.
• Resolver problemas.
• Supervisar las tareas y las metas alcanzadas.
• Realizar ajustes a los recursos o las operaciones para evitar desperdicio de tiempo y dinero.
• Servir de contacto entre los equipos y el cliente o directores de la empresa.
• Hacer una evaluación del desempeño en todos los niveles, para comprobar si se cumplieron todos los objetivos en tiempo y forma.
• Hacer una relación de aprendizajes y oportunidades encontradas a lo largo del proyecto.

 

Cada gestor de proyecto tendrá, según la organización y el tipo de trabajo, una tareas muy particulares y únicas. Sin embargo, es fundamental que aquel encargado de inspeccionar que cada una de las tareas se lleve a cabo de forma eficaz sepa cuales son sus funciones para que estas no se confundan con los roles de cualquier otra persona en el equipo.

 

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